Come dare un feedback efficace: il metodo BOOST

Tra gli ingredienti della comunicazione efficace, ce n’è uno tanto semplice quanto potente: il feedback. Chiariamo subito una cosa: feedback non è un sinonimo di risposta.

Il feedback infatti è una risposta con qualcosa in più. Ed è proprio questo qualcosa in più che lo rende uno strumento imprescindibile nella cassetta degli attrezzi di un comunicatore o di una comunicatrice efficace.

Dove nasce il feedback?

Durante la Seconda Guerra Mondiale un gruppo di studiosi – matematici, ingeneri, neuroscienziati ed esperti di scienze sociali – dà vita alla cibernetica, definita come “la scienza del controllo e della comunicazione nell’animale e nella macchina”. E introduce il concetto di feedback – o retroazione – inteso come la capacità di un sistema dinamico di regolarsi/modificarsi in base agli stimoli di ritorno che riceve.

Questo cambia radicalmente il modo di interpretare la comunicazione: da percorso lineare che va da A a B e qui si ferma, a processo circolare che da A va a B e da B ritorna ad A modificando entrambi. Una bella differenza!

Tutte le volte che entriamo in relazione e comunichiamo con altre persone attiviamo un sistema dinamico in cui – attraverso una catena di feedback continui – ci influenziamo reciprocamente. Questo processo, che tu ne sia o meno consapevole, accade sempre.

Conoscerne i dettagli ti permetterà di utilizzarlo con consapevolezza, per aiutare i “sistemi relazionali” di cui sei parte a prendere coscienza dei punti di debolezza e a potenziare i punti di forza. Il feedback – se costruito bene – è allo stesso tempo un acceleratore di cambiamento e una leva motivazionale molto potente, che può fare la differenza in molti ambiti della vita quotidiana: lavoro, coppia, famiglia, amici…

I vantaggi di un feedback efficace

Aumenta la consapevolezza sugli effetti del comportamento

Quando dai un feedback, stai comunicando alla persona che lo riceve la tua esperienza in risposta al suo comportamento. Il feedback, come abbiamo visto, è un’informazione di ritorno. Il tuo feedback dunque renderà la persona a cui lo dai consapevole dell’effetto che il suo comportamento ha prodotto in te. E, nel caso in cui non stesse producendo gli effetti sperati, le darai la possibilità di modificarlo. Detto altrimenti, l’apprendimento passa attraverso feedback.

Fluidifica la comunicazione

Il feedback permette di verificare e controllare la reciproca comprensione del messaggio: a te dà la certezza di aver capito, alla persona che lo riceve offre invece la certezza – altrettanto fondamentale – di essere stata compresa in maniera corretta. Così entrambi eviterete fraintendimenti e incomprensioni.

Aumenta la consapevolezza di 

Conosci la finestra di Johari? Eccola qui:

Ciascuno di noi ha 4 “finestre”.

APERTA: contiene le esperienze conosciute sia da noi sia dalle persone con cui interagiamo.

CIECA: si riferisce alla parte sconosciuta di noi, che però è manifesta agli altri. Comprende le impressioni che le persone si creano vedendoci e interagendo con noi (di cui molto spesso non siamo consapevoli).

NASCOSTA: Comprende esperienze, sentimenti e pensieri di cui non vogliamo parlare, ossia tutto ciò che conosciamo di noi stessi ma teniamo segreto agli altri.

IGNOTA: Si riferisce a ciò che non sappiamo di noi e che anche gli altri non conoscono.

Un feedback efficace punta la luce sulla finestra cieca, aiutando la persona che lo riceve a prendere coscienza di aspetti di se stessa che da sola non riesce a vedere.

Regola il comportamento

Grazie alle nuove consapevolezza dischiuse dal feedback, la persona potrà prevedere e controllare gli effetti del proprio comportamento. Questo rende il feedback un potente strumento di apprendimento e cambiamento.

Le 5 regole del feedback efficace: B.O.O.S.T.

Per dare un feedback efficace:

1. Balanced (bilanciato)

Non avere fretta di arrivare ai punti di debolezza. Parti sempre da (almeno) un punto di forza, questo motiva maggiormente la persona che lo riceve. Ricorda: dare un feedback non significa criticare. Lo scopo è offrire alla persona – e alla vostra relazione – informazioni che potranno aiutarla a cambiare. In meglio.

2. Owned (proprio)

Assumiti la responsabilità di quello che stai dicendo. Specifica che si tratta del tuo punto di vista e non di una Legge Universale.

3. Observed (fondato sull’osservazione)

Prima di parlare, osserva con attenzione e pazienza, raccogli più informazioni che puoi e prendi nota con precisione. Mentre dai il feedback, fai riferimento sempre e solo ai fatti che hai osservato. Lascia perdere le sensazioni, il sentito dire, le voci di corridoio… fatti, non chiacchiere!

4. Specific (specifico)

Fai osservazioni precise e puntuali. Ricorda che la persona è molto di più dei dettagli che hai osservato. Specie quando tocchi i punti di debolezza, comunica alla persona che l’oggetto delle tue osservazioni sono i comportamenti, non lei. Evita di dire “sei/non sei bravo/a”, non dà alcuna informazione e si riferisce alla persona nella sua totalità. Meglio “mi è piaciuto/non mi è piaciuto come hai svolto questo compito”: se ti è piaciuto lo saprà, se non ti è piaciuto avrà la possibilità di cambiare il comportamento disfunzionale. Ad ogni punto di debolezza associa delle aree di miglioramento e aiuta la persona ad individuare un piano d’azione che potrà mettere in atto per migliorare. “La differenza tra un sogno e un obiettivo è una data” (Walt Disney); dai sempre una scadenza entro la quale la persona che riceve il tuo feedback dovrà raggiungere gli obiettivi che avete condiviso.  E distingui accuratamente quello che si può cambiare e quello che non può essere cambiato.

5. Timely & Trusted (puntuale e credibile)

Assicurati di godere della fiducia della persona a cui darai il feedback. E valuta attentamente il momento giusto per farlo. Senza fiducia e sbagliando il tempo, potrebbe non accoglierlo.

Quando fai delle osservazioni, specie sui punti di debolezza, chiedi sempre alla persona come si sente. Aiutati con domande del tipo: “Com’è per te questa cosa che ti ho detto? Come ti senti dopo aver ascoltato quello che ti ho detto?“. Le risposte ti aiuteranno a valutare cosa la persona si sta effettivamente “portando a casa” e, se necessario, ti permetterà di ritarare in tempo reale il tuo feedback.

Un’ultima indicazione, la più importante: sii umile e rimani in ascolto.

Buon feedback! ;-)

 

PER APPROFONDIRE


Autore: Roberto Fioretto

Classe 1979, laurea in Comunicazione, dottorato di ricerca in Sociologia, master in Counseling. Lavoro in una Fondazione, dove coordino il settore Comunicazione ed Eventi Culturali. Counselor con il pallino dello sviluppo organizzativo. Osservatore appassionato dei sistemi che le persone attivano entrando in relazione. Amo esplorare le culture organizzative e considero come la parte più importante del mio lavoro mettere in contatto le persone (e me stesso) con il loro potenziale più alto. Ho ideato Counseling Post per far dialogare tre grandi passioni: comunicazione, psicologia e sociologia.

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